Les outils digitaux doivent s’accompagner d’une transformation des usages

nouveaux outils digitaux dans les entreprises @clesdudigitalSans transformation des usages, l’arrivée de nouveaux outils digitaux dans les entreprises génère plus d’effets négatifs que positifs selon Lecko.

Quand les organisations se transforment, quel est le format de collaboration en interne le plus impacté par le numérique ? Pour Lecko, un cabinet de conseil en organisation qui accompagne ses clients dans leur projet de management et fournit une plateforme pour le développement des usages collaboratifs, il s’agit sans hésitation de la réunion. Comme le constate l’entreprise dans le 11ème tome de « l’Etat de l’art de la transformation interne des organisations » récemment publié :

« D’une part, les réunions se sont organisées de manière unilatérale à distance grâce aux agendas partagés – et il est donc difficile de refuser une réunion lorsque son agenda montre qu’on est libre sur le créneau. D’autre part, la démocratisation des systèmes de réunions en ligne a fait sauter la contrainte de la distance ».

En 10 ans, le digital a ainsi facilité la communication mais en contrepartie il a multiplié, jusqu’à saturation, le nombre de messages reçus et le nombre de réunions. « En même temps qu’on facilite les réunions en rapprochant les gens distants, les participants présents en salle s’échappent vers d’autres occupations. Aujourd’hui, la question est de savoir si le digital impacte positivement ou pas l’entreprise et les collaborateurs. Notre expérience au contact de centaines d’entreprises nous montre que sans transformation des usages, l’arrivée de nouveaux outils génère plus d’effets négatifs », note l’organisme qui mène des recherches depuis dix ans et qui étudie dans ce nouvel opus les nouveaux modèles d’organisation collaborative. « Alors que les outils numériques ont transformé les organisations en interne, ces dernières n’ont pas ajusté leurs modes de travail donnant ainsi naissance à un déséquilibre. Les gains de productivité obtenus avec le digital plafonnent », estime l’entreprise.

Une saturation liée à la multiplication des canaux de communication

L’arrivée du digital dans les réunions doit ainsi conduire « à revoir les pratiques tels que le format et l’objet des réunions ; définir des règles d’usage des connexions à distance et trouver un palliatif à l’absence de communication verbale ». Il s’agit aussi de lutter contre la saturation liée à la multiplication des canaux de communication (e-mails, chats, réunions en ligne, espaces partagés). « A titre d’exemple, la messagerie instantanée facilite les échanges synchrones ou quasi-synchrones à quelques-uns. Elle est moins intrusive que le téléphone et permet d’interagir en tâche de fond d’une autre activité. C’est un outil de mobilisation des équipes proches très efficace. Sa limite tient aussi à sa rapide saturation dès que les échanges sortent du caractère éphémère, urgent, ou que le nombre d’intervenants devient trop important ».

Les risques de l’intrication pro-perso et du « blurring »

Cette généralisation et multiplication des usages numériques est l’un des principaux facteurs qui accélèrent « l’intrication pro-perso » et le « blurring » (terme qui désigne le flou autour des frontières entre vie privée et vie professionnelle. Avec les outils collaboratifs, les professionnels ont accès à leur environnement de travail en dehors du bureau et à l’inverse, ils peuvent rester connectés à leurs proches sur leur lieu de travail. « Les frontières entre le monde du travail et les sphères personnelles deviennent floues, poreuses, aussi bien en termes d’activité que de localisation ou de temporalité ». 75% des français équipés d’appareils mobiles professionnels travaillent ainsi pendant leur temps libre selon une enquête réalisée par PageGroup auprès de 1600 personnes. Cadreo quant à lui note que 78% des managers sont sollicités par leur travail en dehors des heures théoriques d’activité. Mais le « blurring » est aussi vrai dans l’autre sens puisque selon cette même enquête 81% des managers règlent des problèmes personnels durant le temps de travail.

« Au delà des anecdotes diverses et variées et de l’impression qu’au global l’intrication pro-perso s’équilibre, la vigilance est tout de même de rigueur : tout le monde n’est pas égal face à ce phénomène, certaines personnalités peuvent être plus fragiles ou plus soumises à la pression du tout connecté ».

Bien que les outils numériques servent la productivité et la collaboration en entreprise, la saturation peut s’avérer sur le long terme source de stress et d’inefficacité. « De cette multiplication et de l’intrication pro-perso naissent un sentiment d’hyper-sollicitation de la part du collaborateur. En résulte alors une augmentation du stress générée par la multiplication des sollicitations, une exigence de réactivité voire d’instantanéité, y compris à son domicile ou hors de temps de travail ». Se pose alors la question de l’impact du numérique sur le bien-être en entreprise. Les collaborateurs n’étant pas tous égaux face à la pression numérique professionnelle, les entreprises ont tout intérêt à mettre en places des bonnes pratiques pour accompagner les collaborateurs à trouver le juste équilibre. Lecko propose quelques règles que ces derniers doivent s’appliquer à eux-mêmes comme s’autoriser la déconnexion le soir, le matin, le week-end, ne pas consulter ses flux professionnels et encore moins répondre pendant leurs vacances !

J’ai aimé cet article, je souhaite lire le prochain article des Clés du Digital

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